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チャットワークやLineなどのメッセージ送信アプリは、プライベートの使い方はもちろん、仕事でもコミュニケーションを効率化するための手段として多くの人に利用されています。特に、フリーランスという業務形態で仕事をしている方であれば、無料のメッセージ送信アプリを高頻度で使用していることでしょう。

しかし、便利さばかりに注目され、セキュリティ対策を講じなければ、いずれトラブルに巻き込まれてしまいます。近年は、業務で承認されていないツールを従業員が利用するシャドーITによる被害が問題視されています。今回は、シャドーITとはどのようなものなのか、セキュリティトラブルの特徴や具体的な対策について解説していきます。

シャドーITとは?

シャドーITとは、会社で使用許可を得えることなく、スマートフォンやタブレット端末を業務利用することをいいます。組織で公式な手続きがとられていない端末で、社員専用の掲示板やメッセージツールを利用することは、すべてシャドーITに関する行為に該当します。

セキュリティトラブルにつながる具体的な行為

シャドーITに対して、少しでも容認する気持ちを持っていると、大きなセキュリティトラブルに発展する可能性があります。たとえば、下記のような行為は、シャドーITに該当します。

・個人的に契約しているスマートフォンで、チームメンバーにメッセージを送る。

・個人携帯で会社の取引先と連絡してしまう。

・個人端末で、会社のクラウドデータにアクセスしてしまう。

・自宅のパソコンで会社のサイトへアクセスし、編集してしまう。

上記のようなセキュリティトラブルにつながりやすい行為は、さまざまなところで生じています。特に、業務のクラウド化が進みつつある現代社会では、すべての人が警戒しておくべきことです。万が一、セキュリティレベルの低い端末でアクセスしたことで危害を加えてしまった場合は、あなた自身が責任を問われることになるでしょう。

シャドーITにより生じるリスクとは?

無料のメッセージアプリを場所やタイミングを問わず利用している方は、その使用方法を見直したほうが良いでしょう。ここでは、シャドーITをしてしまうことでどのようなリスクが生じるのかについて確認していきます。

SNSによる社内情報の拡散

スマートフォンをTwitterやFacebookなどのSNSと連携している方は要注意です。どうしても小型端末の操作には、ミスがつきものです。自分自身が投稿した意識がなくても、操作ミスにより社内情報をうっかり公開してしまう可能性は十分にあります。

また、シャドーITにより個人的なことを取引先に送ってしまうこともあるでしょう。万が一、そのような事態に発展すれば、セキュリティレベルについてユーザーや取引先に不信感を与えてしまいます。

ハッキングによる個人情報の漏えい

セキュリティレベルの低い端末の社内利用は、危険性が高く、ブラックハッカーに不正アクセスされやすいです。その結果、シャドーITによって個人情報を漏えいしてしまう可能性があります。

他にも、コンピュータウイルスに感染し、業務上のデータをすべて盗み出されてしまう可能性もあります。被害範囲が大きければ数億円規模の損失となるでしょう。

シャドーITによるリスクをオンラインストレージで軽減する

現代は、さまざまな脆弱性を利用したサイバー犯罪が数多く報告されています。そのため、重要なデータについては、オンラインストレージに保管しておく方法が有効です。オンラインストレージなら、重要なデータの破損や紛失などのリスクを大幅に減らせます。

オンラインストレージは、インターネット環境からいつでもアクセスできるため、USBメモリのような物理的な保管の必要性が一切なくなります。パソコン内のフォルダを閲覧するように、データの閲覧や編集、複製、修正、削除が自由にできます。万が一、不正アクセスに遭遇しても、その痕跡がオンラインストレージ内に残るため、悪質なユーザーの存在を分析・解析し、特定できます。

セキュリティの厳重なオンラインストレージがおすすめ

オンラインストレージといっても、無料のものから有料のものまで、価格も機能性もサービスによって大きく異なります。そのため、セキュリティレベルの向上を目的に、オンラインストレージを導入するのなら、あらゆる脅威に対応できる高機能なサービスを利用してください。

有料で信用性の高いものほど、使い勝手がよく、操作性が高いです。高機能なものほどパスワードの2段回認証やライセンスの制限、悪質なファイルの検出、データのバックアップなどのセキュリティ関連の機能が搭載されています。

万が一、チームメンバーが利用中の端末を消失するようなことがあっても、セキュリティの厳重なオンラインストレージで管理していれば、特定のライセンスのアクセスを制限するだけで、被害の拡大を抑えられます

シャドーITの具体的な対策法とは?

シャドーITによるセキュリティトラブルが生じれば、人からの信用を失い金銭的な被害が発生しやすいことがわかりました。では、どうすればシャドーITに対して有効な対策を講じることができるのでしょうか。ここでは、シャドーITへの対策法について具体的に説明していきます。

セキュリティソフトで監視する

シャドーITを防止するもっとも有効な方法は、高機能なセキュリティソフトを導入して端末を監視することです。アンチウイルス機能の搭載されたセキュリティソフトなら、悪質なウイルスの侵入をリアルタイムで監視し、問題が発覚すれば速やかに防御してくれます。

近年は、仮想通貨を要求するランサムウェアやデータの破壊を目的としたウイルスが増加傾向にあるため、日頃の監視体制について見直すことが大切です。

アクセス範囲の公開権限を厳格化する

チームメンバーに、指定環境以外からのアクセスはすべて禁止であると伝えても、相手のセキュリティ意識が低ければ守ってもらえないでしょう。その結果、社外へ情報が流出するケースが多々あります。こういった状況下では、口頭で伝える以外にも、管理者がアクセス範囲の公開権限を制限する対策が有効です。

他にも、フリーランスメンバーが集まり仕事をしていれば、どうしてもプロジェクトの参加規模が大きくなりがちです。禁止事項を伝えていても、すべてを管理することは難しいため、権限から制限しておくことでシャドーITによる被害を軽減できます。

マルチデバイス対応のセキュリティソフトでシャドーITを対策する

シャドーITは、セキュリティ意識や利用端末の安全性の欠如によって頻繁に生じます。便利な無料アプリが利用できる現代社会では、知らない間に重要な機密情報を漏洩している可能性もあります。

インターネット上には、不正アクセスやウイルス、ハッキングなどの脅威が満ち溢れており、自分自身で排除・監視するのは不可能でしょう。もし、オンライン上の安全性を確保するためにセキュリティソフト導入を検討中なら、ウェブルートの製品を導入してみませんか?

マルチデバイス対応のセキュリティサービスである“インターネット セキュリティコンプリート”を導入すれば、最大で5台の端末を保護できます。そして、25GBのストレージも利用できるため、情報漏洩や不正アクセスによるリスクを格段に抑えられます。ぜひ、弊社の製品を利用して、より良いネットライフをおくってください。

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